最近何かと話題に上がっておりますマイナンバー制度ですが、いよいよ来月10月5日よりマイナンバーの通知カードの各個人への発送が始まります。そこで今回は各社にて準備・対策が必要不可欠なマイナンバー制度への対応方法についてご説明させていただきます。
まず、マイナンバーの「通知カード」が、10月～11月頃にかけて住民票に記載されている住所に簡易書留にて世帯ごとに届きます。転送不要で届きますので、転居等で住民票の移転手続きをしていない場合は受け取れない可能性があるため、従業員へ住民票の住所の確認を促すことが必要です。
この通知カードは、個人番号や氏名等が記載されているカードで、この他に「個人番号カード」というものがあります。この個人番号カードは、来年1月以後、市区町村への申請により無料で発行可能な顔写真付きのカードのことで、このカードがあれば公的な身分証明書としての機能を持たせることも可能です。この2種類のカードの違いについても周知しておく必要があります。
また、会社としては、税務や社会保障等の手続きの際に従業員のマイナンバーが来年より順次必要となってくることから、事前にマイナンバーを集め、保管・管理することが必要となってきます。このマイナンバーの取得は、必ず『利用目的を明確に通知』した上で行います。通知カードでマイナンバーを取得する場合には、運転免許証等で厳格な本人確認をしてください。
会社としてのマイナンバーの利用は、役所への書類等の提出以外の利用は出来ません。例えば社員番号としての利用などは出来ないのでご注意下さい。
さらに、マイナンバーの保管については、情報漏えいが生じないように会社としての対応方法を決めておく必要があります。具体的には、事務担当者を決めておき他の者にはマイナンバーを取り扱わせない、マイナンバーを入力するPCにはウイルスソフトを導入しパスワードで厳格な管理をする、書面で保管する場合は鍵付きの棚に保管する等の情報漏えいがないよう各社で対応策を決めておく必要があります。万が一情報漏えいが発生してしまった場合、懲役や罰金(故意の場合)、民事上の責任や企業の信頼失墜などの社会的制裁が科せられることがありますのでマイナンバーの管理には細心の注意をはらってください。
今後マイナンバーは、2018年から預金通帳との紐づけが可能な改正法案が9月3日の国会で成立しました。また、消費税が10%に上がった際に食料品への軽減税率を適用する場合にマイナンバーカードが使われることが議論されているなど、私たちの生活上でさらに重要になってくることが予想されますので、今後の動きにも注目してください。
担当：浅井
