８月は税理士試験など各種資格試験が実施され、かつお盆休みもありますので、
他の月に比べてスタッフの休暇取得率が高くなります。
長期休暇をいただく時は、社内での引き継ぎを済ませ、担当者から取引先にも
ご案内させていただくのであまり電話はかかってきませんが、
１日だけの休暇や普段の外出時にはやはりお客様から連絡が入ってきます。
不在スタッフに替わって電話を受けた者は、当然ながらお客様の用件を電話メモに残します。
電話メモには、ポストイット型で１枚ずつはがせるタイプ、コピー用紙を適当なサイズに
切りわけて作ったオリジナルタイプなど、いろいろなものがありますが、
弊社では「電話連絡帳」を活用しています。
この電話連絡帳、B5サイズのノートなのですが、これがなかなかのものです。
普通のメモタイプだと他の書類の下敷きになってしまったりして確認するのが
遅くなってしまうこともありますが、この電話連絡帳ならば書類に埋もれどこにいったか
わからなくなるということはありません。
また、メモを消すかノートを処分しないかぎりは記録が残りますので、後で見直すこともできます。
不在時の連絡事項はこの連絡帳に全てが集約されていますので、これを確認するだけで事足りるのです。
このことは少しおおげさですが、情報を１箇所にまとめることによって伝達漏れを防ぎ、
時間の効率化が図れているということではないでしょうか。
なんだかまわし者みたいな感じになってしまいましたが（＾＾；）、
ちなみにこの電話連絡帳、某事務用品販売サイトでは定番度３（３が最高）となっています。
ご興味を持たれた方は一度試されてみてはいかがでしょうか。
